La descripción en el Archivo Histórico Arquidiocesano Monseñor Bernardo Augusto Thiel: de los ficheros a internet

El Archivo Histórico Arquidiocesano de San José tiene una larga experiencia en la ardua tarea de elaborar los instrumentos que permiten el conocimiento y localización de sus documentos. 

Cuando el archivo, a finales de la década de 1960, regresó a la sede central de la Curia Metropolitana, concretamente a su segundo piso, se imponía seguramente la necesidad de emprender un vasto trabajo de organización, ordenación y puesta a disposición de los documentos. Los funcionarios del archivo de ese momento plantearon un cuadro de clasificación del conjunto documental y un plan de descripción, consistente en la indización de los libros sacramentales por medio de fichas onomásticas individuales, ordenadas alfabéticamente. Desde entonces, se han multiplicado las iniciativas y especialmente los instrumentos descriptivos, realizados estos en una gran variedad de formatos, impresos y digitales, y de acuerdo a diversos criterios.

 

Sala de consulta del Archivo Histórico Arquidiocesano

 

Como resultado de este gran esfuerzo acumulativo, el archivo dispone actualmente de un gran número de instrumentos (inventarios, catálogos, índices) que describen la mayor parte de sus agrupaciones documentales, con mayor o menor detalle y precisión. Todos son útiles y en general han estado y están a disposición de los usuarios que visitan nuestra sala de consulta. No obstante, vistos en conjunto, se caracterizan por su heterogeneidad, dispersión y falta de normalización.

A partir de marzo de 2012, el trabajo en el archivo se orientó, para lo que ahora nos interesa, en tres líneas principales: La revisión del cuadro de clasificación documental, la normalización de la descripción de acuerdo con los estándares comúnmente aceptados en nuestro ámbito y la búsqueda de un programa informático especializado, basado en esos estándares, que permitiera la consulta por medio de internet.

En cuanto al cuadro de clasificación, como base del resto del trabajo que se proyectaba, se buscó uno que se basara en la correcta identificación de los fondos documentales, de acuerdo con el principio de procedencia, y que tuviera en cuenta el trabajo ya hecho por otros archivos diocesanos. En ese sentido, fue importante el estudio de los cuadros de clasificación de los tres archivos diocesanos vascos (Bilbao, San Sebastián y Vitoria), en aquel entonces con amplia información en sus páginas web, la consulta de publicaciones académicas, muchas de ellas en la revista Memoria Ecclesiae de la Asociación de Archiveros de la Iglesia en España y, por supuesto, la realidad de nuestro propio acervo documental, similar, pero no completamente equiparable, a los de otras latitudes.

 

Fondo diocesano en el Inventario general en Línea

 

En la descripción se ha seguido el criterio general de mantener actualizados los instrumentos heredados hasta el momento en que pudieran ser ventajosamente sustituidos, y, al mismo tiempo, emprender desde cero nuevos proyectos descriptivos de acuerdo con las normas del Consejo Internacional de Archivos publicadas entre los años 2000 y 2008, concretamente la ISAD (G) para los propios documentos, y, para la descripción del contexto de creación y de custodia de estos, la ISAAR (CPF), la ISDF y la ISDIAH. Se ha utilizado además, para los índices, la normas española para la elaboración de puntos de acceso, publicada por el Ministerio de Cultura en 2010.

Paralelamente a este trabajo de identificación, clasificación y descripción, se buscó el programa informático que mejor pudiera plasmarlo y ponerlo a disposición de las personas potencialmente interesadas. Desde un principio, se tuvo un gran interés por disponer del programa Access to Memory (AtoM) que el propio Consejo Internacional de Archivos (CIA o, en inglés, ICA) estaba promoviendo, con la colaboración de la empresa canadiense Artefactual Systems. En 2016 empezamos a trabajar con el programa ICA-AtoM, desde nuestro propio servidor local, y en 2018, con la colaboración de un estudiante de Ingeniería informática, se logró instalar el programa AtoM (ya sin el patrocinio del ICA), en su versión 2.4, en la nube (concretamente, en GoogleCloud). Desde entonces, con el nombre de Inventario General en Línea, está a disposición del público en la dirección https://inventario.ahabatcr.org , un instrumento descriptivo en línea, a disposición de todos, normalizado, dinámico (es decir, actualizado a medida que avanza nuestro trabajo) y general en el sentido de pretender abarcar la totalidad del archivo, objetivo al que progresivamente irá acercándose.

A finales del 2025 dimos un paso más, al contratar una empresa especializada para que alojara el programa y nos diera el soporte técnico necesario, de forma que en octubre de ese año pudimos migrar nuestra base de datos a la versión más actualizada de AtoM (2.10). En este segundo paso hemos contado con el apoyo de la Fundación Parentes.

El trabajo desarrollado en AtoM ha tenido dos grandes fases: 

En la primera (2018-2025), nos hemos esforzado en trasladar a AtoM los nuevos cuadros de clasificación y en describir los fondos y colecciones documentales en todos sus niveles, desde el más general (el fondo), hasta el más concreto (la unidad documental), y su contexto. Este trabajo, todavía inconcluso, permite a los usuarios realizar revisiones y búsquedas documentales sin necesidad de desplazarse al archivo y dedicar su tiempo de trabajo presencial a la consulta de los documentos previamente localizados, así como solicitar copias digitales por medio de correo electrónico. 

En 2026, además de continuar con los trabajos de descripción, hemos empezado a asociar las copias digitales de los documentos a sus fichas descriptivas, con la finalidad de desarrollar por nosotros mismos una segunda modalidad de consulta documental: la consulta a distancia, por medio de Internet.

¿Cuál es el estado actual del Inventario General en Línea? ¿Qué podemos encontrar en él? Hay mucha información a nivel de grupo de fondos, fondos, subfondos, series y unidades documentales, concretamente más de 3 000 unidades, de las cuales 1 776 tienen asociada la copia digital del documento. Se ha hecho además un esfuerzo notable en la información contextual e indización de esos tres millares de descripciones: 892 registros de autoridad, entre personas e instituciones, descritas de acuerdo a la norma ISAAR (CPF); una institución archivística (por supuesto, este archivo), descrita según la ISDIAH; once funciones, descritas de acuerdo a la norma ISDF; y 458 índices de materias, de los cuales los relacionados con la administración de sacramentos se han estructurado en forma de tesauro, y 328 índices de lugares.

 

Unidad documental en el Inventario General en Línea

 

Las agrupaciones cuyas reproducciones digitales hemos subido y esperamos subir a corto y medio plazo son aquellas de valor histórico, con excepción de los libros y expedientes sacramentales, dado que estos están ya disponibles en FamilySearch (https://www.familysearch.org/es/search/collection/1460016). 

En estos momentos, las 1 776 copias digitales que están en Internet proceden principalmente de las siguientes agrupaciones documentales:

- Libros de acuerdos del 1 al 11 (1851-1953).

- Circulares de los obispos y sus colaboradores (1739-1959).

- Visitas pastorales, libros 1 a 9 (1856-1959).

- Cartas pastorales (1867-1935).

- Colección fotográfica (siglos XIX y XX). 

 ¿Qué nos queda por hacer? Ciertamente, tenemos que seguir con las tareas de identificación y descripción de fondos y colecciones, autoridades y funciones. Estamos trabajando ahora mismo en un inventario detallado de la serie de expedientes matrimoniales de Curia y en otro del archivo parroquial de Cartago, que esperamos ir publicando progresivamente a lo largo de este año y del siguiente. Subiremos copias digitales de documentos de cofradías, archivos personales e institucionales y colecciones. Y proyectamos trabajar también en una mayor normalización de los índices de materias.  

Sin duda, hay todavía muchas agrupaciones sin digitalizar y, en general, mucho trabajo por hacer. Pero considero que el Inventario General en Línea es ya un valioso recurso para muchas investigaciones y trabajaremos para que lo sea más en el futuro inmediato.

 

Pablo Durand Baquerizo

Jefe Archivo Histórico Arquidiocesano