Recientemente, con fecha de 29 de junio de este año, se ha aprobado el nuevo reglamento de la sala de consulta de este Archivo, titulado "Normas para el acceso y consulta de documentos en el Archivo Histórico Arquidiocesano Monseñor Bernardo Augusto Thiel".
Les invitamos a descargarlo y leerlo a través del siguiente enlace:
El reglamento regula el ingreso a la sala de consulta por parte del investigador, el préstamo y consulta de documentos, la reproducción de documentos y el horario de la sala. Sus objetivos son actualizar el reglamento anterior, publicado en el año 2010, clarificar las normas de acceso a los documentos e incluir normas prácticas que hagan compatible la consulta y la conservación de un conjunto documental de singular relevancia.
Sería muy extenso detallar aquí el contenido de estas normas, pero como puntos más destacados podemos mencionar resumidamente los siguientes:
- Gratuidad y universalidad del acceso a la sala de consulta: Para el uso de la sala de consulta únicamente se exige ser mayor de edad y estar convenientemente identificado con la cédula de identidad, permiso de residencia o pasaporte.
- Regulación detallada de los artículos permitidos en la sala de consulta: Solo se permite el ingreso a la sala portando una computadora (sin funda protectora), lápiz de grafito y hojas sueltas. No se permite ingresar a la sala de consulta portando otros artículos y muy especialmente está prohibido el uso de bolígrafo o de cualquier otro instrumento que contenga tinta.
- Normas de acceso a los documentos:
- Se establece un plazo general de restricción del acceso de 50 años desde la emisión del documento.
- Complementariamente, solo salen a sala los documentos que se encuentran en buen estado de conservación y están convenientemente organizados y descritos.
- Pensando especialmente en la agrupación denominada Fondos Antiguos (1594-1920), una de las más consultadas por los investigadores, pero cuyo acceso se ha visto tradicionalmente limitado por un amplio listado de documentos restringidos (Archivo Histórico Arquidiocesano (2004). Inventario de documentos restringidos. Fondos Antiguos. Documentación encuadernada), se ha establecido la norma de restringir el acceso exclusivamente a aquellos documentos que sean de fecha posterior a 1850 y contengan información personal sensible.
- Se mantienen las restricciones ya existentes para la consulta de expedientes matrimoniales posteriores a 1950 (solo disponibles para los interesados directos, convenientemente identificados) y para la consulta de planos de cualquier fecha (que requiere autorización escrita por parte de la institución de procedencia de los planos que se quieran consultar).
- Soportes alternativos para la consulta documental: Cuando el documento esté digitalizado, se facilitará al investigador la copia digital con preferencia al original. Los libros sacramentales anteriores a 1900 y en general los documentos en mal estado de conservación solo se podrán consultar a través de sus reproducciones en microfilm o digital.
- Posibilidad de reserva de documentos con 24 horas de antelación, a través del sistema de solicitudes de la sala de consulta.
- Asignación del espacio de trabajo a cada investigador en función de la tipología o estado de conservación de los documentos que vaya a consultar.
- Preferencia de la copia digital como medio de reproducción de documentos.
Con estas disposiciones pretendemos ayudar al Archivo a cumplir con su doble misión de facilitar la consulta de sus documentos por todos los interesados y al mismo tiempo garantizar sus conservación para las futuras generaciones.
Pablo Durand Baquerizo
Jefe Archivo Histórico Arquidiocesano
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